Microsoft, desde hace unos años, está incorporando en su paquete ofimático, más conocido como Microsoft Office, distintas herramientas de análisis y mejora para documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Dentro de estas herramientas existe una encargada de la detección de barreras de accesibilidad.
El Comprobador de Accesibilidad está incluido en las versiones más modernas de su paquete ofimático. Esta herramienta permite la evaluación sistemática de posibles barreras en documentos de Word, Excel y PowerPoint.
Microsoft habla de esta herramienta en su sitio web sobre accesibilidad explicando que el comprobador de accesibilidad ayuda identificar de forma automatizada una amplia gama de problemas que afectan al acceso a la información por parte de personas con discapacidad, además de ofrecer recomendaciones precisas para corregirlos según los estándares internacionales de accesibilidad.
El análisis realizado a un documento o presentación identifica barreras relacionadas con elementos visuales sin descripción para la accesibilidad(imágenes, gráficos y objetos incrustados), la correcta jerarquía de títulos y encabezados, la coherencia semántica en tablas, la detección de contenidos que dependen exclusivamente de estímulos visuales o auditivos, así como la verificación del orden de lectura en las diapositivas de PowerPoint. Además, identifica errores de contraste, uso inapropiado del color y otras prácticas que pueden afectar a la comprensión del documento.
Esta herramienta busca ofrecer un proceso de evaluación que facilite la creación de materiales perceptibles, operables, comprensibles y robustos.
El empleo constante de esta herramienta resulta especialmente valioso en entornos educativos y profesionales, ya que permite a docentes, estudiantes y personal técnico generar documentos más accesibles sin necesidad de conocimientos avanzados. Su uso sistemático contribuye a garantizar que los materiales distribuidos en aulas, oficinas y entornos colaborativos respeten principios de inclusión y equidad, reduciendo barreras innecesarias y promoviendo un acceso a la información más universal.
Uso del Comprobador de Accesibilidad en Word, Excel y PowerPoint
El acceso a esta herramienta se realiza desde la cinta de opciones, utilizando el menú “Revisar”, donde se encuentra la opción “Comprobar accesibilidad”. Aunque a veces esta opción está dentro del menú de herramientas, dependiendo de la versión de Office que estemos utilizando.
Una vez activado, se abre un panel lateral que muestra los resultados del análisis en tiempo real. Esto implica que la información se irá actualizando a la vez que escribimos el documento en el que estamos trabajando.
En los resultados aparecerán elementos organizados por categorías que distinguen entre errores graves, advertencias y sugerencias, permitiendo priorizar las cuestiones que afectan con mayor intensidad a la experiencia del usuario final.
El panel de resultados presenta cada incidencia acompañada de una explicación detallada que incluye la razón del problema, su impacto en la accesibilidad y los pasos recomendados para resolverlo. Por ejemplo, cuando se detecta una imagen sin texto alternativo, el sistema muestra una descripción del motivo por el que este elemento es esencial para los lectores de pantalla y ofrece un acceso directo al cuadro de diálogo donde se puede introducir una descripción accesible para el elemento visual. En PowerPoint, por ejemplo, si el orden de lectura de los elementos de una diapositiva no es lógico, la herramienta permite visualizar y modificar dicho orden mediante una interfaz dedicada a reorganizar esta estructura.
Interpretación de los resultados y resolución de las barreras más frecuentes
La interpretación de los resultados requiere comprender que cada advertencia proporciona no solo la naturaleza del problema, sino también la razón por la cual afecta a la accesibilidad. Además, como toda herramienta automática, que no aparezcan elementos a solucionar no implica un cumplimiento completo de los criterios legales de accesibilidad pero si garantiza que el documento, en principio, no incluye ninguna barrera de accesibilidad grave para el acceso de cualquier persona al contenido.
Las barreras más comunes suelen estar relacionadas con la falta de texto alternativo, el uso incorrecto de los estilos de título, tablas empleadas para maquetación en lugar de para datos, objetos que no siguen un orden de lectura lógico o contenido multimedia sin subtítulos ni descripciones.